Sekretariatsservice für Kanzleien: Was Anwälte wirklich brauchen

In einer Kanzlei ist das Telefon selten nur ein Telefon. Hinter einem Anruf kann ein neues Mandat stehen, eine Nachricht von der Gegenseite, eine Frage zur Rechnung oder ein Eilfall, der heute noch bearbeitet werden muss. Gleichzeitig ist die Zeit der Anwältinnen und Anwälte zu wertvoll, um jede Unterbrechung selbst anzunehmen. Deshalb suchen viele Kanzleien nach einem Sekretariatsservice, der das Telefon übernimmt. Dieser Artikel beschreibt, was das Kanzleitelefon leisten muss, welche Wege es gibt und woran Sie eine gute Lösung erkennen.

Vorab: Der Text erklärt Zusammenhänge und ist keine Rechtsberatung. Wo das Berufsrecht berührt ist, nennt er die Vorschrift und verweist auf die Quelle.

Was das Kanzleisekretariat am Telefon leistet

Wer an einem Kanzleitelefon sitzt, erledigt mehr als die Annahme. Typisch sind diese Aufgaben:

• Neue Anfragen aufnehmen: Name, Erreichbarkeit, Rechtsgebiet, kurze Schilderung, Gegenseite, bekannte Fristen.
• Bestandsmandanten zuordnen: Aktenzeichen erfragen, Anliegen notieren, an die sachbearbeitende Person weitergeben.
• Termine vergeben: Erstberatung, Besprechung, Rückruf, passend zu den Kalendern der Berufsträger.
• Eilfälle erkennen: Festnahme, Zustellung mit kurzer Frist, drohende Räumung, einstweiliger Rechtsschutz. Hier zählt, dass der Anruf sofort bei der richtigen Person landet.
• Standardfragen beantworten: Sprechzeiten, Anfahrt, welche Rechtsgebiete die Kanzlei bearbeitet, was eine Erstberatung grundsätzlich kostet, soweit Sie das freigeben.
• Abschirmen: Nicht jeder Anruf muss sofort durchgestellt werden. Gute Sekretariate wissen, wann sie stören dürfen.

Was nicht dazugehört: Rechtsauskünfte, Einschätzungen zum Fall und die Entscheidung, ob ein Mandat angenommen wird.

Die vier Wege im Überblick

Eigene Mitarbeiterin im Sekretariat

Die klassische Lösung. Eine Kraft im Haus kennt Mandanten, Akten und Abläufe, kann Dringlichkeit einschätzen und übernimmt neben dem Telefon Schriftverkehr, Fristenkontrolle und Abrechnung. Die Grenzen: Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit, und das Telefon unterbricht genau die Arbeit, für die sie eigentlich da ist. Wenn gleichzeitig zwei Anrufe kommen, geht einer verloren.

Externer Sekretariatsservice

Ein Dienstleister nimmt Anrufe in Ihrem Namen an, häufig mit Personal, das Kanzleiabläufe kennt. Er arbeitet nach einem Gesprächsleitfaden, notiert Anliegen, vergibt teils Termine und schickt Ihnen die Nachricht. Abgerechnet wird meist mit Grundgebühr und je Anruf oder Minute, oft mit Zuschlägen außerhalb der Kernzeiten. Der Vorteil ist ein Mensch am Apparat; die Grenze ist, dass er Ihre Kanzlei nur aus dem Briefing kennt und die Kosten mit dem Aufkommen steigen.

Allgemeiner Anrufservice

Ähnlich im Prinzip, aber ohne Ausrichtung auf Kanzleien. Der Anrufservice meldet sich mit Ihrem Namen, nimmt Name, Nummer und ein Stichwort auf und leitet die Notiz weiter. Für einfache Rückrufwünsche reicht das; bei neuen Mandaten fehlen oft die Angaben, die Sie vor dem Rückruf brauchen.

KI-Telefonassistent

Eine Software führt das Gespräch in natürlicher Sprache, fragt die Angaben ab, die Sie festlegen, vergibt Termine im Kalender, erkennt Eilfälle nach Ihren Regeln und stellt durch. Er ist rund um die Uhr verfügbar, führt beliebig viele Gespräche gleichzeitig und kostet eine feste Monatspauschale. Seine Grenzen sind dieselben wie beim Menschen am Empfang, nur schärfer gezogen: keine Rechtsauskunft, keine Einschätzung zum Fall, und schwierige Gespräche gehören an einen Menschen. Einen allgemeinen Vergleich aller Wege enthält der Artikel Telefonservice, Sekretariat, Anrufbeantworter oder KI?.

Verschwiegenheit und Berufsrecht: der Rahmen

Anwältinnen und Anwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet über alles, was ihnen in Ausübung des Berufs bekannt wird; die Grundpflichten stehen in § 43a der Bundesrechtsanwaltsordnung (https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43a.html). Nach verbreiteter Auffassung gehört dazu schon die Tatsache, dass jemand anruft und worum es geht. Wer das Telefon abgibt, gibt also Mandatsgeheimnisse weiter.

Für die Einbindung externer Dienstleister gilt eine eigene Vorschrift, § 43e BRAO (https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43e.html). Sie verlangt unter anderem, den Dienstleister sorgfältig auszuwählen und ihn in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Das betrifft einen menschlichen Sekretariatsservice genauso wie einen KI-Anbieter. Hinzu kommt der Datenschutz, der im Artikel Datenschutz beim KI-Telefonassistenten beschrieben ist.

Was das für Ihre Kanzlei konkret bedeutet, klären Sie mit Ihrer Rechtsanwaltskammer oder einer Beratung. Für die Auswahl heißt es praktisch: Fragen Sie jeden Anbieter nach den Vereinbarungen, die er dafür vorlegt, und nach dem Ort, an dem Gespräche und Mitschriften verarbeitet werden.

Checkliste für die Auswahl

Die folgenden Punkte helfen beim Vergleich, gleich ob Sie einen Sekretariatsservice mit Menschen, einen Anrufservice oder einen KI-Assistenten prüfen. Gehen Sie die Liste mit jedem Anbieter durch und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. So lassen sich Angebote vergleichen, die auf den ersten Blick sehr unterschiedlich aufgebaut sind.

Beispiel: eine Mandantenanfrage von Anfang bis Ende

So kann ein Anruf ablaufen, wenn ein KI-Assistent das Telefon übernimmt. Die Kanzlei hat Rechtsgebiete, Pflichtfelder und Eilregeln hinterlegt.

Anruferin: Guten Abend, ich habe heute eine Kündigung von meinem Arbeitgeber bekommen und wollte fragen, ob Sie mir helfen können.

Assistent: Das gehört ins Arbeitsrecht, dafür sind Sie bei uns richtig. Darf ich Ihren Namen aufnehmen? Und erreichen wir Sie unter der Nummer, von der Sie gerade anrufen?

Anruferin: Maria Beispiel, ja, die Nummer passt.

Assistent: Danke. Wie heißt Ihr Arbeitgeber, und wann ist die Kündigung bei Ihnen angekommen?

Anruferin: Musterbau GmbH, heute mit der Post.

Assistent: Ich trage das so ein. Eine Einschätzung zum Fall kann ich Ihnen nicht geben, das macht die Anwältin. Ich kann Ihnen einen Termin für eine Erstberatung am Donnerstag um 10 Uhr oder am Freitag um 14 Uhr anbieten.

Danach liegt in der Kanzlei eine Nachricht mit allen Angaben: Rechtsgebiet Arbeitsrecht, Gegenseite Musterbau GmbH, Zugang der Kündigung heute, Termin gebucht. Die zuständige Anwältin bekommt die Anfrage zugeordnet; die Kollisionsprüfung zur Gegenseite erledigt die Kanzlei vor dem Termin. Weil bei einer Kündigung Fristen laufen können, kann die Kanzlei die Regel hinterlegen, solche Anfragen als dringend zu markieren. Ob und wie die Frist läuft, bewertet der Assistent nicht.

Was bei allen Wegen in der Kanzlei bleibt

Kein externer Service, ob Mensch oder Software, nimmt Ihnen drei Dinge ab: die Kollisionsprüfung, die Entscheidung über das Mandat und jede rechtliche Einschätzung, auch zu Fristen. Eine gute Lösung sorgt dafür, dass Sie dafür alle nötigen Angaben vollständig vor sich haben, bevor Sie zurückrufen. Viele Kanzleien fahren gut mit einer Kombination: tagsüber das eigene Team, der Assistent für Randzeiten, Überläufe und Terminvergabe, und eine klare Regel, welche Anrufe sofort durchgestellt werden.

Wie Vocaris das für Kanzleien umsetzt, mit Beispielgesprächen und einem Vergleich von Sekretariatsservice, Anrufservice und KI-Assistent, steht auf der Seite Vocaris für Kanzleien.

Stand: 25. September 2026. Quellen sind an den jeweiligen Stellen im Text genannt. Der Artikel erklärt Zusammenhänge und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.