Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und unserer Leistungen erforderlich ist oder eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie ggf. lit. a DSGVO (Einwilligung).

3. Aufruf der Website und Hosting

Diese Website wird über GitHub Pages (GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA – ein Unternehmen von Microsoft) bereitgestellt. Beim Aufruf der Seiten werden technisch notwendige Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Datei, Browsertyp) verarbeitet, um die Auslieferung zu ermöglichen und die Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Übermittlung in die USA kann erfolgen; Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.

Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Webanalyse-Dienste Dritter ein. Im Kundenbereich wird zur Anmeldung ein technisch notwendiges Sitzungs-Token lokal im Browser (Local Storage) gespeichert.

Anonyme Zählung von Seitenaufrufen und Klicks

Um zu erfahren, welche Seiten gelesen und welche Schaltflächen genutzt werden, zählen wir Seitenaufrufe und Klicks ohne Cookies und ohne Kennungen. Gespeichert werden je Vorgang nur die aufgerufene Seite, bei Klicks zusätzlich das Linkziel und die sichtbare Beschriftung des angeklickten Elements, eine eventuelle Herkunftsangabe in der Adresse (z. B. ?src=qr), die verweisende Seite (Referrer), der Zeitpunkt sowie grobe Kategorien zu Gerätetyp (mobil, Tablet, Desktop), Browser, Betriebssystem und Spracheinstellung. Die Speicherung erfolgt in unserer Datenbank bei Supabase (EU-Region). Keine IP-Adressen, keine vollständigen Browserkennungen, keine Eingaben aus Formularen und keine Cookies werden gespeichert; ein Rückschluss auf Personen oder ein Wiedererkennen über mehrere Besuche hinweg ist damit nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einer einfachen Reichweitenmessung).

Website-Assistent (Chat)

Auf der Website können Sie Fragen zu Vocaris in ein Chat-Fenster eingeben. Ihre Eingaben werden an unseren Server übertragen und dort zusammen mit einem festen Wissenstext über Vocaris durch ein Sprachmodell von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. bzw. OpenAI, L.L.C., USA) beantwortet. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten Dritter ein. Wir speichern die Unterhaltung nicht dauerhaft; zur Missbrauchsabwehr wird die Zahl der Anfragen je IP-Adresse für einen Tag gezählt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Fragen Interessierter); die Nutzung ist freiwillig.

Statusanzeige

Im Abschnitt „Sicherheit“ fragt Ihr Browser einmalig unseren Server ab, um anzuzeigen, ob der Dienst erreichbar ist. Dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse an unseren Hosting-Anbieter übertragen (siehe oben); es werden keine weiteren Daten gesendet oder gespeichert.

4. Kontakt-, Demo-Anfragen und Testanruf

Wenn Sie über das Formular „Demo buchen“ eine Anfrage senden oder uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Betrieb, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Inhalt Ihrer Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Sie zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Die Anfrage wird auf unserem Server (siehe Ziffer 7) entgegengenommen und uns per E-Mail über den Dienst Resend zugestellt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Telefonischer Testanruf (Demo): Wenn Sie auf der Website Ihre Telefonnummer eingeben und einen Testanruf anfordern, verarbeiten wir Ihre Rufnummer, um Sie einmalig anzurufen und Ihnen den KI-Telefonassistenten vorzuführen. Der Anruf wird über unseren Telefonie-Dienstleister Telnyx aufgebaut; die Gesprächsinhalte werden dabei in Echtzeit von einem KI-Sprachdienst (siehe Ziffer 7) verarbeitet, damit der Assistent das Gespräch führen kann. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch Setzen des Häkchens und das Anfordern des Anrufs erteilen.

Kontaktaufnahme und Infomaterial: Mit derselben Einwilligung erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Sie im Anschluss telefonisch oder per E-Mail kontaktieren und Ihnen Informationen und Angebote zu Vocaris (Infomaterial) zukommen lassen dürfen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. formlos per E-Mail an christoph.gerhardt@gmail.com; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ihre Rufnummer und die im Testanruf anfallenden Gesprächsdaten werden nur zu den genannten Zwecken verwendet und gelöscht, sobald sie hierfür nicht mehr erforderlich sind.

5. Kundenbereich (Login)

Für registrierte Kunden betreiben wir einen passwortgeschützten Bereich. Hierzu verarbeiten wir E-Mail-Adresse und Anmeldedaten über Supabase (Authentifizierung und Datenbank, gehostet in der EU-Region Frankfurt). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Anmeldung mit Google: Wahlweise können Sie sich mit einem Google-Konto anmelden. Dabei übermittelt Google (Google Ireland Ltd., Dublin) Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen an unseren Anmeldedienst (Supabase, EU-Region); wir speichern keine weiteren Google-Daten. Für die Anmeldung bei Google gilt die Datenschutzerklärung von Google. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Nutzung ist freiwillig, die Anmeldung mit Passwort bleibt möglich.

6. Der Telefonassistent (Vocaris-Dienst)

Sofern Sie unseren KI-Telefonassistenten nutzen oder eine damit verbundene Rufnummer anrufen, werden zur Durchführung des Gesprächs Audiodaten, daraus erzeugte Transkripte sowie von Ihnen genannte Angaben (z. B. Name, Rückrufnummer, Anliegen) verarbeitet. Die Sprachverarbeitung erfolgt in Echtzeit über die in Ziffer 7 genannten KI- und Telefonie-Dienste, um das Telefonat zu ermöglichen und Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Setzt ein Geschäftskunde Vocaris für seine eigenen Anrufe ein, ist dieser Kunde der Verantwortliche; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

7. Eingesetzte Dienste / Empfänger (Auftragsverarbeiter)

Zur Erbringung der Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

Tabelle lässt sich seitlich schieben

Welcher KI-Anbieter zum Einsatz kommt, richtet sich nach der Konfiguration des jeweiligen Geschäftskunden. Auf Wunsch wird ausschließlich die europäische Option (Mistral AI) verwendet, sodass die Sprachverarbeitung innerhalb der EU stattfindet. Das Angebot an KI-Anbietern kann sich weiterentwickeln; diese Erklärung wird entsprechend angepasst.

Sprachverarbeitung über US-Anbieter

Bei den Anbietern OpenAI (Realtime), xAI (Grok) und Google (Gemini) nimmt unser Server in Frankfurt das Gesprächsaudio entgegen und übermittelt es zur Verarbeitung an den jeweiligen Anbieter in den USA. Die Datenhaltung (Wissensdatenbank, Transkripte, Nachrichten) verbleibt dabei bei Supabase und Render in der EU-Region Frankfurt.

Sprach-Anbieter „GPT-Live“ (OpenAI)

Seit September 2026 steht zusätzlich der Sprach-Anbieter „GPT-Live“ von OpenAI zur Verfügung. Wählt ein Geschäftskunde diesen Anbieter für eine seiner Rufnummern, wird der Anruf von unserem Telefonie-Dienstleister Telnyx über eine verschlüsselte Verbindung (SIP über TLS, Audio per SRTP) direkt an OpenAI, Inc. (USA) übergeben; das Gesprächsaudio läuft in diesem Fall nicht über unseren Server, sondern wird bei OpenAI in Echtzeit verarbeitet. OpenAI erhält dabei außerdem die Anweisung des Assistenten, die vom Geschäftskunden selbst hinterlegte Wissensdatenbank (Texte) sowie die Rufnummer des Anrufers und, soweit sie im Telefonbuch des Geschäftskunden hinterlegt ist, dessen Namen. Wir erhalten über einen Kontrollkanal die Mitschrift und den Verbrauch zurück und speichern die Mitschrift in der EU-Region Frankfurt.

Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln sowie auf das EU-US Data Privacy Framework, unter dem OpenAI nach unserem Kenntnisstand zertifiziert ist. OpenAI nutzt über die Schnittstelle übermittelte Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle. Die Wahl des Anbieters trifft der Geschäftskunde je Rufnummer; die Voreinstellung bleibt der europäische Weg über Mistral AI, bei dem die Sprachverarbeitung innerhalb der EU stattfindet.

8. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Dienste verarbeiten Daten in den USA oder anderen Drittländern. Soweit dort kein Angemessenheitsbeschluss besteht, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) bzw. – soweit zertifiziert – auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Das gilt insbesondere für die Sprachverarbeitung über die in Ziffer 7 genannten US-Anbieter, einschließlich der direkten Übergabe des Gesprächsaudios an OpenAI bei Wahl des Sprach-Anbieters „GPT-Live“.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorsehen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierzu an die oben genannten Kontaktdaten.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Datenverarbeitung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.