Sekretariatsservice für Kanzleien: Kein Mandant in der Warteschleife.
Konzentrierte Fallarbeit verträgt keine Dauerklingel, aber ein Mandant auf der Mailbox ist morgen bei der nächsten Kanzlei. Vocaris arbeitet als telefonisches Sekretariat mit KI: Er nimmt jeden Anruf an, ordnet das Anliegen dem Rechtsgebiet zu, vergibt Termine und nimmt Nachrichten mit Aktenzeichen auf. Rechtsberatung leistet er nicht.
Guten Tag, ich habe gestern eine Kündigung bekommen und brauche einen Termin.
0:04 · AnruferDas ordne ich dem Arbeitsrecht zu. Bei Kündigungen kann es auf Fristen ankommen, das klärt Frau Berger mit Ihnen persönlich. Frau Berger hat am Donnerstag um 11 Uhr einen Termin frei. Passt das?
0:15 · VocarisJa, das geht.
0:17 · AnruferBitte bringen Sie die Kündigung und Ihren Arbeitsvertrag mit. Beraten wird Sie selbstverständlich die Anwältin, nicht ich. Die Bestätigung kommt per E-Mail.
0:26 · Vocaris- In 15 Minuten eingerichtet
- Bestehende Nummer bleibt
- Ab 49 € im Monat, monatlich kündbar
Was bei Ihnen anruft, und was daraus wird.
Links der Anruf, in der Mitte, was Vocaris im Gespräch tut, rechts das, was danach im Kundenbereich steht: als Termin, Nachricht oder Vorgang, mit E-Mail an Sie.
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Der Anruf
„Ich rufe wegen meiner Akte an, es gibt Neuigkeiten vom Gegner.“
Was Vocaris tutFragt Aktenzeichen und Rückrufnummer als Pflichtfelder ab und legt die Nachricht dem zuständigen Anwalt vor.
Im KundenbereichNachrichtRückruf zu Az. 112/26FürRA KuhnRückrufheute Nachmittag -
Der Anruf
„Mein Sohn wurde gerade festgenommen, ich brauche sofort einen Anwalt.“
Was Vocaris tutErkennt den Eilfall und stellt direkt an das Notfall-Handy des Strafverteidigers durch.
Im KundenbereichVorgangStrafrecht: Festnahme, PI 14PrioritäthochDurchgestelltDr. Lindner -
Der Anruf
„Was kostet bei Ihnen eine Erstberatung?“
Was Vocaris tutAntwortet aus Ihrer Wissensbasis, nennt Rechtsgebiete und bietet einen Termin an. Zum Fall selbst sagt er nichts.
Im KundenbereichAnrufErstberatung, RechtsgebieteBeantwortetaus der WissensbasisTerminnicht gewünscht -
Der Anruf
20:41 Uhr: „Mein Vermieter will die Miete um 20 Prozent erhöhen.“
Was Vocaris tutNimmt das Anliegen nach Bürozeit auf, ordnet es dem Mietrecht zu und sagt einen Rückruf ab 9 Uhr zu.
Im KundenbereichNachrichtRückruf: MieterhöhungRechtsgebietMietrechtRückrufmorgen ab 9 Uhr
Was Vocaris hier nicht tut
- Rechtsauskünfte gibt Vocaris nicht, auch keine Einschätzung zu Fristen im Einzelfall. Heikle Gespräche stellt er durch.
- Er nennt nur, was Sie freigeben: Rechtsgebiete, Erstberatungskosten, Sprechzeiten.
Was Kanzleien am meisten nutzen.
Sechs Funktionen, die in dieser Branche den Unterschied machen. Alle sind in jedem Tarif enthalten, die vollständige Liste steht auf der Funktionsseite.
Notfall-Weiterleitung nach Thema
Erkennt Notfälle nach Ihren Regeln und stellt durch. Mehrere Ziele mit Thema, etwa Bereitschaft, Buchhaltung oder Chef; der Assistent wählt das passende.
Auf der FunktionsseiteErfassungsfelder
Sie legen fest, welche Angaben der Assistent bei jeder Nachricht abfragt und welche Pflicht sind. Die Felder stehen strukturiert in Nachricht, Vorgang und Schnittstelle.
Auf der FunktionsseiteBucht Termine im Gespräch
Mit Blick auf Ihren Kalender (Google, Outlook, Apple). Freie Zeiten prüft er, bevor er zusagt. Bestätigung und Erinnerung per SMS oder E-Mail.
Auf der FunktionsseiteZugänge in zwei Stufen
Jede Person mit eigenen Zugangsdaten. Admins ändern Einstellungen und verwalten Zugänge, Mitarbeiter arbeiten mit Anrufen, Nachrichten, Vorgängen und Terminen.
Auf der FunktionsseiteAufbewahrungsfrist mit automatischem Löschen
Sie legen fest, wie viele Tage Anrufe mit Mitschrift aufbewahrt werden. Was älter ist, löscht Vocaris täglich von selbst.
Auf der FunktionsseiteTastenmenü, wenn es schnell gehen soll
Wer nicht reden will, drückt eine Taste und wird sofort durchgestellt, ohne Rückfrage. Der Assistent nennt das Menü von sich aus, wenn jemand einen Menschen sprechen möchte.
Auf der FunktionsseiteSekretariatsservice, Anrufservice oder KI-Assistent?
Drei Wege, das Kanzleitelefon abzugeben. Jeder hat seinen Platz. Entscheidend ist, wer bei Ihnen anruft und was danach mit dem Anruf passieren soll.
Ein externer Sekretariatsservice stellt Menschen, die sich mit Ihrem Kanzleinamen melden, oft mit Erfahrung in Kanzleiabläufen. Ein allgemeiner Anrufservice nimmt ebenfalls in Ihrem Namen an, meist ohne Spezialisierung auf Kanzleien, und schickt Ihnen eine Notiz. Ein KI-Telefonassistent wie Vocaris führt das Gespräch selbst, nach Ihren Regeln und mit Blick in Ihren Kalender.
| Sekretariatsservice | Anrufservice | KI-Assistent | |
|---|---|---|---|
| Kosten-Logik | Meist Grundgebühr plus Abrechnung je Anruf oder Minute, Zuschläge außerhalb der Kernzeiten sind verbreitet. Die Kosten wachsen mit dem Aufkommen. | Ähnliches Modell, meist je Anruf oder Minute, teils mit Grundgebühr. | Feste Monatspauschale nach Minutenkontingent, ohne Nacht- oder Wochenendzuschlag. Beträge auf der Preisseite. |
| Verfügbarkeit | Zu den gebuchten Servicezeiten, Randzeiten je nach Vertrag. | Zu den gebuchten Zeiten, längere Zeiten meist gegen Aufpreis. | Rund um die Uhr, beliebig viele Gespräche gleichzeitig. |
| Diskretion | Menschen, die zur Verschwiegenheit verpflichtet werden müssen. Je nach Schicht nimmt eine andere Person ab. | Wie beim Sekretariatsservice, der Kreis der Mitarbeiter ist oft größer. | Kein wechselndes Personal am Telefon. Verarbeitung verschlüsselt in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschfrist legen Sie fest. |
| Mandantenaufnahme | Nach Gesprächsleitfaden, so gründlich wie das Briefing. | Meist Name, Rückrufnummer und ein Stichwort zum Anliegen. | Pflichtfelder wie Gegenseite, Rechtsgebiet, Aktenzeichen und Frist, jedes Mal vollständig und strukturiert. |
| Fristen und Eilfälle | Erkennt Dringlichkeit nach Einweisung und Erfahrung. | Hängt von der Einweisung ab, oft nur als Vermerk in der Notiz. | Erkennt Eilfälle nach Ihren Regeln, etwa Zustellung mit Frist oder Festnahme, und stellt sofort durch. Fristen bewertet er nicht. |
| Weiterleitung | An die zuständige Person, wenn die Zuständigkeiten hinterlegt sind. | Meist an eine zentrale Nummer oder Adresse. | Nach Rechtsgebiet an die richtige Anwältin oder den richtigen Anwalt, mit mehreren Zielen und Themen. |
Was in allen drei Fällen bei der Kanzlei bleibt
- Die Kollisionsprüfung. Vocaris fragt den Namen der Gegenseite ab, damit Sie vor dem Rückruf prüfen können. Prüfen und entscheiden tut ein Mensch in der Kanzlei.
- Rechtsauskünfte und jede Einschätzung, ob und wann eine Frist läuft.
- Die Annahme des Mandats. Der Assistent vergibt Termine, eine Vertretung sagt er nicht zu.
Viele Kanzleien kombinieren: Der Assistent übernimmt Randzeiten, Standardanfragen und Terminwünsche, schwierige Gespräche gehen an Menschen im eigenen Haus. Ausführlich im Ratgeber Sekretariatsservice für Kanzleien: Was Anwälte wirklich brauchen, branchenübergreifend im Vergleich der Lösungswege.
Ein Tarif, alle Funktionen. Keine Einrichtungsgebühr.
Drei Tarife nach Gesprächsminuten, ab 49 € im Monat, monatlich kündbar. Termine, Weiterleitung, Erfassungsfelder und Schnittstellen sind in jedem Tarif enthalten.
Was Kanzleien uns fragen.
Gibt Vocaris Rechtsauskünfte?
Wie steht es um die Vertraulichkeit?
Erkennt er dringende Fristsachen?
Ersetzt Vocaris ein ausgelagertes Telefonsekretariat?
Ist Vocaris ein Sekretariatsservice für Anwälte?
Was unterscheidet ein telefonisches Sekretariat für die Kanzlei von einem Anrufservice?
Darf eine Rechtsanwaltskanzlei einen externen Sekretariatsservice nutzen?
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