Die Telefonnummer eines Betriebs steht auf Visitenkarten, Fahrzeugen, Schildern, in Branchenverzeichnissen und in den Kontakten der Kunden. Sie zu wechseln ist keine Kleinigkeit. Deshalb ist die erste Frage bei der Einführung eines Telefonassistenten fast immer: Was passiert mit meiner Nummer? Die Antwort ist beruhigend: In den meisten Fällen nichts. Dieser Artikel erklärt die drei Wege, einen Assistenten an die Betriebsnummer anzuschließen, was sie voraussetzen und was die Regeln in Deutschland, Österreich und der Schweiz dazu sagen.
Drei Wege, den Assistenten anzuschließen
Weg 1: Weiterleitung von der bestehenden Nummer
Der Anschluss bleibt, wie er ist. Die Telefonanlage oder der Telefonanbieter leitet Anrufe nach Regeln an die Nummer des Assistenten weiter. Drei Regeln decken fast alle Betriebe ab:
- Sofort: Jeder Anruf geht direkt an den Assistenten. Sinnvoll, wenn der Assistent alle Anrufe annehmen und bei Bedarf zurück an Sie verbinden soll.
- Bei Nichtmelden: Der Anruf klingelt zuerst bei Ihnen, nach einer eingestellten Zeit (etwa 15 bis 20 Sekunden) übernimmt der Assistent. Das ist der klassische Ersatz für den Anrufbeantworter.
- Bei Besetzt: Ist Ihre Leitung belegt, übernimmt der Assistent, statt dass der Anrufer ein Besetztzeichen hört.
Viele Anlagen erlauben zusätzlich Zeitpläne: tagsüber „bei Nichtmelden“, abends und am Wochenende „sofort“. Die Weiterleitung ist in Minuten eingerichtet, kostet je nach Tarif Verbindungsentgelte für den weitergeleiteten Anruf und lässt sich jederzeit zurücknehmen. Für die meisten Betriebe ist das der richtige Einstieg.
Zwei Dinge sind zu prüfen: Erstens, ob Ihr Tarif Weiterleitungen erlaubt und was die weitergeleiteten Minuten kosten. Zweitens, ob die Rufnummer des ursprünglichen Anrufers beim Assistenten ankommt. Das ist nötig, damit der Assistent Rückrufnummern erkennt und Bestandskunden zuordnen kann; bei manchen Anschlüssen wird stattdessen Ihre eigene Nummer übermittelt.
Weg 2: Portierung zum Anbieter des Assistenten
Ihre Nummer wird zum Telefonanbieter des Assistenten übertragen. Der Assistent nimmt dann direkt ab, ohne Umweg über Ihren alten Anschluss. Das spart Weiterleitungskosten und eine Fehlerquelle, bindet aber die Nummer an den Assistenten-Anbieter. Sinnvoll, wenn der alte Anschluss ohnehin gekündigt werden soll, etwa beim Wechsel von ISDN auf eine reine Cloud-Lösung.
Vor einer Portierung gehören drei Fragen geklärt: Läuft noch eine Mindestvertragslaufzeit beim alten Anbieter? Hängen an der Nummer weitere Dienste, etwa ein Fax, eine Alarmanlage oder ein Kartenterminal? Und was passiert mit der Nummer, wenn Sie den Assistenten später wieder abbestellen?
Weg 3: Neue Nummer für den Assistenten
Der Assistent bekommt eine eigene Nummer. Sie veröffentlichen sie zusätzlich, etwa als „Terminvereinbarung“ oder „Notdienst“, oder Sie nutzen sie nur intern als Ziel der Weiterleitung. Das ist der schnellste Weg, weil nichts umgestellt werden muss, und der richtige Weg, wenn Sie den Assistenten zunächst nur für einen Zweck einsetzen wollen.
Was die Regeln zur Rufnummernmitnahme sagen
Deutschland
Die Rufnummernmitnahme ist in § 59 des Telekommunikationsgesetzes geregelt. Die Bundesnetzagentur fasst die wichtigsten Punkte zusammen: Seit dem 1. Dezember 2021 dürfen Endnutzern keine Entgelte für eine Rufnummernmitnahme berechnet werden, und das gilt ausdrücklich für Privat- und Geschäftskunden. Die Mitnahme kann bis einen Monat nach Vertragsende beantragt werden; längere Fristen können vertraglich vereinbart sein. Die technische Aktivierung beim neuen Anbieter muss an dem mit dem Endnutzer vereinbarten Tag erfolgen, spätestens innerhalb des folgenden Arbeitstages (Quelle: Bundesnetzagentur, Verbraucherportal, „Anbieterwechsel und Umzug“, https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Vportal/TK/InternetTelefon/Wechsel/start.html, abgerufen am 18.09.2026).
Zwei Einschränkungen aus der Praxis: Eine Ortsnetznummer lässt sich nur innerhalb ihres Ortsnetzes mitnehmen; wer den Betrieb in eine andere Stadt verlegt, bekommt eine neue Vorwahl. Und die Kostenfreiheit der Portierung bedeutet nicht, dass der alte Vertrag endet: Läuft eine Mindestlaufzeit, bleibt die Zahlungspflicht bis zu deren Ende bestehen.
Österreich
Die Regulierungsbehörde RTR erklärt: Die Nummernmitnahme im Festnetz ist für Endkunden kostenfrei, die Erreichbarkeit darf höchstens einen Arbeitstag unterbrochen sein, und die Mitnahme funktioniert nur innerhalb desselben Vorwahlbereichs. Die Portierung wird beim Abschluss des Vertrags mit dem neuen Anbieter vereinbart; der alte Vertrag endet mit der Übertragung, wobei der alte Anbieter offene Entgelte bis zum Ende der Mindestvertragsdauer verlangen kann (Quelle: RTR, „Tipps für einen Anbieterwechsel im Festnetz“, https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/telekommunikation/konsumentenservice/information/informationen_fuer_konsumenten/TKKS_PortierungFN.de.html, abgerufen am 18.09.2026). Die RTR empfiehlt, die Portierung im Festnetz rechtzeitig vor dem gewünschten Termin zu beantragen, weil der Ablauf mehrere Wochen dauern kann.
Schweiz
In der Schweiz regelt das Bundesamt für Kommunikation (BAKOM) die Nummernportabilität zwischen Fernmeldedienstanbietern in technischen und administrativen Vorschriften. Die Mitnahme der Nummer beim Anbieterwechsel ist vorgesehen; ob eine Nummer bei einem Umzug in eine andere Vorwahlzone behalten werden kann, entscheidet der jeweilige Anbieter, da die geografische Portabilität nicht obligatorisch ist (Quelle: BAKOM, „Nummernportabilität“ und „Telefonnummern“, https://www.bakom.admin.ch/de/nummernportabilitaet, abgerufen am 18.09.2026). Fristen und Gebühren stehen in den Bedingungen des Anbieters; fragen Sie vor der Kündigung des alten Vertrags nach.
Entscheidungshilfe
| Situation | Empfohlener Weg |
|---|---|
| Sie wollen den Assistenten erst einmal ausprobieren | Neue Nummer oder Weiterleitung „bei Nichtmelden“ |
| Das Team soll tagsüber selbst abnehmen, der Assistent nur außerhalb | Weiterleitung mit Zeitplan |
| Der Assistent soll jeden Anruf annehmen und bei Bedarf verbinden | Weiterleitung „sofort“ oder Portierung |
| Der alte Anschluss wird ohnehin gekündigt (z. B. ISDN-Abschaltung, Umzug) | Portierung, falls Ortsnetz gleich bleibt |
| An der Nummer hängen Fax, Alarmanlage oder Kartenterminal | Weiterleitung; Portierung erst nach Umzug dieser Dienste |
| Mindestvertragslaufzeit läuft noch | Weiterleitung, Portierung zum Laufzeitende vormerken |
| Umzug in eine andere Stadt | Neue Nummer; alte Nummer bis zum Ende der Frist mit Ansage weiterleiten |
Ablauf einer Portierung in sechs Schritten
- Vertragsdaten sammeln. Name, Adresse und Kundennummer müssen beim alten und neuen Anbieter übereinstimmen; Abweichungen sind der häufigste Grund für Verzögerungen.
- Mindestlaufzeit prüfen. Lassen Sie sich vom alten Anbieter das Vertragsende schriftlich bestätigen.
- Abhängige Dienste erfassen. Fax, Türsprechanlage, Alarmanlage, Kartenterminal, Aufzugsnotruf, DSL-Anschluss: Alles, was an der Nummer oder dem Anschluss hängt, braucht einen Plan.
- Portierungsauftrag beim neuen Anbieter stellen. Der neue Anbieter kümmert sich um den Austausch mit dem alten; Sie kündigen nicht selbst, sonst kann die Nummer verloren gehen.
- Termin auf einen ruhigen Tag legen. Nicht Montagmorgen, nicht vor Feiertagen. Parallel eine Ansage auf dem alten Anschluss vorbereiten, falls es hakt.
- Nach der Umstellung testen. Anruf von extern, Anruf vom Handy, Anruf außerhalb der Öffnungszeiten, Rückrufnummer im Assistenten prüfen.
Checkliste für die Weiterleitung (Weg 1)
Bei Vocaris bleibt die eigene Nummer erhalten; die Verbindung läuft über eine Weiterleitung oder, auf Wunsch, über eine Nummer für den Assistenten. Die Einrichtung ist in etwa 15 Minuten erledigt und wird auf der Seite Funktionen beschrieben. Was danach zu tun ist, steht im Artikel Der erste Tag mit dem Telefonassistenten.
Häufige Fragen
Verliere ich meine Nummer, wenn ich einen Telefonassistenten nutze?
Was kostet die Rufnummernmitnahme?
Wie lange ist der Anschluss bei einer Portierung unterbrochen?
Kann ich meine Festnetznummer in eine andere Stadt mitnehmen?
Stand: 18. September 2026. Quellen sind an den jeweiligen Stellen im Text genannt. Der Artikel erklärt Zusammenhänge und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.